Cuando una empresa realiza una venta ,un acuerdo o un contrato , los documentos requieren ser conservados de forma ordena de tal forma que cuando se necesite se encuentre rápidamente.
Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre ,fecha ,número o asunto. Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de archivo.
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