Clasificación de Archivo

Alfabético:

Es uno de los sistemas claves de organización de los archivos de un a empresa ,se organiza según las letras del alfabeto.

Geográfico:

Se basa en la clasificación de documento según el lugar por el que éstos se encuentren relacionados, por ejemplo, las facturas de clientes por la ciudad donde éstos se encuentran ubicados.

Sistema cronológico:

Mediante este sistema podemos clasificar los documentos en función de la fecha , ubicando éstos en orden cronológico. Este puede ser el caso de las facturas a clientes o proveedores.

Sistema de Clasificación de Archivos

Los archivos de una empresa se ordenan dependiendo de que tan importantes son y que tan frecuentemente se necesitan.

Los archivos pueden ser:


Archivos Activos:

Representan un material de  información indispensable en la actividad diaria de una empresa ya que su consulta es constante.

Archivos Semi-activos:

Se les establecen un tiempo prudente de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Archivos Inactivos:

Se guardan los documentos que son consultados muy pocas veces pero son nesesarios.

Las Carpetas

Son Cartulinas dobladas en dos ,con pestaña en la hoja de atrás.

Las carpetas son utilizadas para colocar documentos relacionados con una persona ,firma o institucional o referidos a un mismo asunto.

Por lo general se usan dos tipos de carpeta:

Carpetas individuales: Son las que se asignan a corresponsales activos o personas con las cuales se mantiene comunicación constante y a la cual se hace pesario referirse frecuente ordena alfabéticamente detrás de cada guía primaria.

Dentro de la carpeta los papeles se ordenan  cronológicamente hacia arriba ,por orden de la fecha mas reciente al frente.

Carpetas misceláneas : Su uso es para archivar documentos de aquellos corresponsales con los cuales no es frecuentemente la comunicación. 

Funciones de Archivo

1) Reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en la empresa.

2) Asegurar la perfecta conservación de los documentos importantes.

3) Asegurar la máxima rapidez en la localización y envió de los documentos requeridos por las diversas dependencias de la empresa.

Importancia de Archivo

El archivo es una parte muy importante de la información de un país  porque los documentos que los conforman son importantes para la toma de decisiones basadas en antecedentes.Ademas dejan registro de actividades de todo tipo.

Su importancia depende de que fin tiene como puede ser:

-Para la Administración

-Para la Comunidad y el estado

-Para el desarrollo Económico y Social

-Para el desarrollo Científico y Tecnológico

Pasada su vigencia ,estos documentos son potencialmente parte del patrimonio e identidad nacional

Fundamentos de Archivo

Los  documentos de empresas , así como los correos y otros papeles de importancia para la empresa deben ser  guardados en sitios seguros donde se asegures conservación rápida y localización y manejo de manera que cuando se necesite puedan ser localizados con facilidad y rapidez. 
   Buscar los archivos rápidamente ,hace referencia a que tan bien organizados están los documentos de la empresa.

Sistema de Archivo

Cuando una empresa realiza una venta ,un acuerdo o un contrato , los documentos requieren ser conservados de forma ordena de tal forma que cuando se necesite se encuentre rápidamente.

Ordenar los documentos consiste en agruparlos por nombre ,fecha ,número o asunto. Es decir integrar los documentos de acuerdo a las características y necesidades de cada persona o institución  La forma de clasificar y guardar escritos da lugar a que surjan diversos Sistemas de archivo.